HOW TO - Come inserire un ticket dal portale
MINI GUIDE (HOW TO)In questo articolo descriviamo la semplice procedura di inserimento e gestione dei ticket di assistenza.
ACCESSO AL PORTALE
NB: in fondo alla pagina cliccando su "Multimedia" potete anche guardare un video tutorial di 3 minuti.
Per inserire un ticket dal portale bisogna per prima cosa accedere al portale all'indirizzo academy.bellachioma.it.
Due sono le aree di accesso all'area riservata evidenziate in giallo nell'immagine seguente.
LOGIN
Nella schermata successiva viene richiesto di inserire username e password da noi fornite. Se non siete in possesso delle credenziali per la vostra azienda/studio contattateci a marketing@bellachioma.it.
Si ricorda che viene fornita un'unica username e password per l'azienda/studio. Sarà necessario che ci comunichiate i seguenti dati delle persone che utilizzano il portale per l'inserimento dei ticket:
- Nome (obbligatorio)
- Cognome (obbligatorio)
- Email (obbligatorio)
- Telefono (obbligatorio - diretto o centralino)
- Cellulare aziendale
- Ruolo in azienda (obbligatorio)
In questo modo le notifiche relative allo stato di gestione del ticket arriveranno alla persona interessata e non all'email generica della vostra azienda/studio.
CREARE UN NUOVO TICKET
Dopo aver fatto il login si ha accesso ad una schermata iniziale dove nella parte sinistra si può vedere lo storico dei ticket inseriti tramite il portale e quelli inseriti dal nostro centralino a seguito delle vostre chiamate.
NB: i ticket emessi dal nostro centralino si visualizzano solo in termini di numeri ma non di contenuti.
Inoltre, c'è un pulsante rosso "Registra Ticket" da cliccare per inserire un nuovo ticket.
COMPILAZIONE DEL TICKET
Per inserire un ticket è richiesto di compilare le informazioni di seguito:
- Oggetto del ticket: breve sintesi del problema o della richiesta
- Persona: selezionare dall'elenco il proprio nome per fare in modo che le notifiche arrivino al proprio indirizzo email. Se il proprio nominativo non è presente nell'elenco, lasciare questa parte in bianco e aggiungere il proprio nome, cognome, email, ruolo in azienda all'interno della descrizione del problema.
- Famiglia di prodotto/servizi: selezionare il macro prodotto/servizio al quale la richiesta fa riferimento
- Tipo richiesta: selezionare quella che meglio si adatta alle vostre esigenze
- Impatto: selezionare il grado di priorità della vostra richiesta. Si prega di non abusare della priorità massima o alta, che normalmente si riferiscono a impossibilità di lavorare o a gravi problemi che fermano l'attività lavorativa.
- Descrivi il problema: scrivere in modo dettagliato la problematica si vuole portare alla nostra attenzione. Maggiori dettagli permetteranno di risolvere il prima possibile la vostra richiesta.
Cliccare sul pulsante verde "Inserisci" per inviare il ticket.
RIEPILOGO TICKET E INSERIMENTO ALLEGATI O COMMENTI
Dopo aver inserito il ticket apparirà una nuova schermata nella quale si può inserire un allegato o un commento al ticket inserito (parti cerchiate in blu e rosso).
Inoltre, nelle parti evidenziate in giallo si può vedere che è fornita una sintesi del ticket inserito. Mentre nella parte a sinistra si può vedere che il ticket è stato inserito nello stato "Gestione" il che significa che è in attesa di essere preso in carico da un nostro operatore.
COSA FANNO A QUESTO PUNTO I NOSTRI OPERATORI?
A questo punto, i nostri operatori visualizzeranno il ticket da voi inserito e in base alla priorità e aI ticket in coda di altri clienti, lo prenderanno in carico nel modo in cui lo ritengo più opportuno.
Può essere che l'operatore vi chiami per telefono per risolvere il problema da voi esposto e successivamente chiudere il ticket.
Oppure, l'operatore può comunicare con voi inserendo dei commenti che potete visualizzare sul portale e di cui vi arriverà anche una notifica via email come si può vedere nell'immagine seguente. Per questo è importante fornirci i vostri contatti diretti e aggiornarci nel caso in cui ci siano dei cambiamenti.
La notifica contiene una sintesi del ticket inserito (parte evidenziata in giallo) e il commento inserito dall'operatore (parte cerchiata in rosso).
VISUALIZZAZIONE COMMENTI OPERATORE SUL PORTALE
Sul portale, invece, nella parte cerchiata in rosso si legge il commento inserito dall'operatore e nella parte cerchiata in blu si può inserire una risposta al commento.
In giallo sulla parte sinistra dello schermo si nota che il ticket è passato dallo stato "Gestione" allo stato "Attesa di risposta", ovvero l'operatore attende una vostra comunicazione.
INSERIMENTO DI UN VOSTRO COMMENTO
Nell'immagine di seguito si vede come inserire un commento all'operatore. Si può trattare di una risposta che richiede maggiori informazioni oppure una risposta che comunica che il problema è stato risolto.
SCHERMATA DI SINTESI STATO AVANZAMENTO TICKET
Dopo aver inserito il proprio commento nella schermata successiva si nota in giallo che il ticket è passato di nuovo in "gestione" e quindi è nelle mani dell'operatore per chiuderlo oppure ricontattarvi per ulteriori chiarimento necessari.
NOTIFICA CHIUSURA TICKET
Nel caso in cui il ticket non richieda nessun altro intervento, l'operatore lo chiude e vi invia una notifica che la vostra richiesta di assistenza è stata chiusa.
VISUALIZZAZIONE CHIUSURA TICKET SU PORTALE
Nella schermata successiva, invece, si vede come appare la situazione del ticket chiuso sul portale.
CONCLUSIONE
Attraverso il portale si ha la possibilità di gestire in autonomia le richieste di assistenza e di monitorarle controllandone lo stato di avanzamento. In questo modo le aziende/studi risparmieranno tempo al telefono chiamando il nostro centralino per richiedere assistenza o per assicurarsi che i nostri operatori hanno preso in carico le richieste.