02-November-2016

Industria 4.0 - GESTIONE DOCUMENTALE IN OTTICA DI DIGITAL TRANSFORMATION

In questo articolo vediamo insieme come alcuni processi aziendali possono diventare digitali.

Tutti i processi di acquisizione di un ordine, vendita e fatturazione, passando per gli avvisi di consegna e i documenti di trasporto, possono passare ad una forma digitale.

In un'ottica di industria 4.0, la dematerializzazione della gestione documentale è fondamentale per aumentare l'efficienza di un'azienda, diminuendo al tempo stesso i costi operativi e i passaggi adibiti alle procedure.

Secondo i dati, il 65% delle imprese italiane ha come priorità di investimento nei prossimi mesi la digitalizzazione dei processi di vendita/acquisto, insieme alla gestione elettronica documentale e ai Workflow approvativi digitali (flussi di lavoro).

E' un percorso importante, che richiede un investimento non solo economico, ma anche culturale e formativo.

Ecco qui di seguito alcune considerazioni in merito:

1. l'archiviazione digitale è da preferire alla carta, anche in un'ottica di riduzione degli spazi fisici adibiti all'archiviazione, nonchè nel rispetto della tutale ambientale;
2. strutturare le informazioni sottoforma di dati, gestibili tramite flussi digitali strutturati e categorizzati;
3. organizzare internamente il flusso di informazioni tramite una gestione per processi;
4. dotare l'azienda di un'architettura interna integrata attraverso la quale gestire tutti i microprocessi interni che vanno dall'acquisizione dell'ordine alla sua fatturazione;
5. sviluppare delle interfacce di dialogo interno e di condivisione, al fine di rendere noto a tutti i componenti dell'azienda interessati tutte le fasi interne del processo e della sua evoluzione.

Ancora, solo un 6% delle aziende italiane è passato ad una totale dematerializzazione del processo fatturativo (dati 2015), sostanzialmente per una certa pigrizia di informazione.

Non tanto, quindi, l'acquisto di infrastrutture adatte al processo, quanto più che altro l'adeguata formazione e sensibilizzazione a tutti i livelli dei collaboratori e dipendenti dell'azienda sono gli elementi più importanti della digitalizzazione. Solo in questo modo, infatti, la digitalizzazione di un'impresa darà buoni frutti. E' un passaggio necessario e globale, a cui tutti i dipendenti e collaboratori devono prestare la massima attenzione e la conseguente formazione.

Fonte: www.corrierecomunicazioni.it

---